Pesquisa de Legislação Municipal

 No 61   Ano: 2015   Secretaria: SMG


    

PORTARIA 61/15 - SMG

 

O Secretário Municipal de Gestão, no uso das atribuições que lhe são conferidas por lei,

CONSIDERANDO a necessidade de regulamentação dos procedimentos a serem observados no âmbito do processo eletrônico, conforme o disposto no Decreto nº 55.838, de 15 de janeiro de 2015, que institui o Sistema Eletrônico de Informações – SEI no âmbito da Administração Pública Municipal Direta, Autárquica, Fundacional e Empresas Públicas Municipais;

RESOLVE:

Art. 1º Ficam estabelecidas, nos termos da presente Portaria, as normas gerais e os procedimentos de gestão de documentos e processos eletrônicos dentro do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, instituído pelo Decreto nº 55.838, de 15 de janeiro de 2015, como sistema oficial de documentos e processos eletrônicos no âmbito da Administração Pública Municipal Direta, Autárquica, Fundacional e Empresas Públicas Municipais.

CAPÍTULO I

DEFINIÇÕES

Art. 2º Para fins desta Portaria, considera-se:

I - bloco de assinatura: recurso do SEI que permite o agrupamento de documentos para assinatura em lote por usuário de uma ou mais unidades;

II - captura para o SEI: conjunto de operações que visam ao registro, à classificação, à atribuição de informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais e à anexação de documento digital no SEI;

III - código CRC (Cyclic Redundancy Check ou verificação de redundância cíclica): código utilizado no procedimento de conferência da autenticidade de documentos assinados eletronicamente;

IV - credenciamento de acesso: cadastro prévio para utilização do SEI;

V - detentor do processo eletrônico: unidade(s) na(s) qual(is) o processo se encontra aberto e passível de inserção de novos documentos;

VI - disponibilização de acesso externo: recurso do SEI que permite oferecer ao indivíduo não usuário do sistema o acesso à íntegra de processo, por período determinado, e cuja utilização é regulada por esta Portaria.

VII - documento digital: informação registrada, codificada, em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:

a) documento nato digital: documento criado originalmente em meio eletrônico;

b) documento digitalizado: documento obtido a partir de conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;

VIII - documento externo: documento digital de origem externa ao SEI, ou seja, não produzido diretamente no sistema, independentemente de ser nato digital ou digitalizado e de ter sido produzido no âmbito da Administração Pública Municipal ou por ela recebido;

IX - documento interno: documento nato digital produzido diretamente no SEI;

X - Número SEI: código numérico, próprio do SEI, sequencial, gerado automaticamente para identificar única e individualmente cada documento dentro do sistema;

XI - processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;

XII - Portable Document Format (PDF): formato de arquivo desenvolvido para representar documentos de maneira independente do aplicativo, configuração de infraestrutura ou sistema operacional utilizado.

XIII - unidade: designação genérica que corresponde a cada uma das coordenadorias, departamentos, divisões, áreas, setores ou quaisquer subdivisões incluídas no sistema para este fim, conforme definido pelo Órgão Gestor;

XIV - usuário externo: pessoa física não pertencente ao quadro de servidores da Administração Pública Municipal;

XV - usuário interno: servidor da Administração Direta e Indireta ou pessoa física que trabalhe no âmbito da Administração Pública Municipal.

 

CAPÍTULO II

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 3º O SEI é um sistema de gestão de processos administrativos e documentos eletrônicos disponíveis para usuários internos e externos  e contempla, entre outras, as seguintes funcionalidades:

I - assinatura eletrônica de documentos internos;

II - registro, autuação, instrução e gestão de informações, documentos e processos administrativos;

III - divulgação de informações para pessoas, órgãos ou entidades interessados em determinado processo.

§ 1º Em razão da natureza do serviço, há funcionalidades do SEI cujo acesso é exclusivo para usuários internos.

§ 2º A incorporação de funcionalidades ao SEI será realizada gradualmente em função de sua disponibilidade tecnológica e de alterações normativas.

 

CAPÍTULO III

CREDENCIAMENTO DE ACESSO

Art. 4º Para utilização do SEI é necessário:

I - solicitação efetuada pelo administrador local ou chefe de gabinete, quando se tratar de usuário interno;

II - solicitação efetuada por meio do aplicativo “Senha Web”, nos termos as Portarias SF 46/2006 e 222/2007, quando se tratar de usuário externo.

Parágrafo único. O credenciamento está condicionado à aceitação das regras que disciplinam o uso do SEI.

Art. 5º É de responsabilidade do usuário interno:

I - cumprir os deveres legais referentes ao acesso à informação e à proteção da informação sigilosa, pessoal ou com algum outro grau de sensibilidade;

II - acessar e utilizar as informações do sistema no estrito cumprimento de suas atribuições profissionais;

III - manter sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica;

IV - encerrar a sessão de uso do SEI sempre que se ausentar do computador, garantindo a impossibilidade de uso indevido das informações por pessoas não autorizadas;

V - responder pelas consequências decorrentes das ações ou omissões que possam pôr em risco ou comprometer a exclusividade de conhecimento de sua senha ou dos atos do processo para os quais esteja habilitado.

Parágrafo único. Presumir-se-ão de autoria do usuário os atos praticados com lastro em sua identificação e senha pessoal.

Art. 6º É de responsabilidade do usuário externo:

I - o sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido;

II – a atualização dos seus dados cadastrais;

Art. 7º O descredenciamento de usuário externo dar-se-á:

I - por solicitação expressa do usuário;

II - em razão do descumprimento das condições regulamentares que disciplinam sua utilização; ou

III - a critério da Administração, mediante ato motivado.

 

CAPÍTULO IV

PERFIL DE ACESSO

Art. 8º O usuário interno pode autuar e tramitar processos, bem como gerar e assinar documentos no âmbito do SEI, de acordo com seu perfil de acesso e suas competências funcionais.

Art. 9º O usuário externo pode acessar processos e assinar documentos internos no sistema cujo acesso for autorizado por usuário interno.

Art. 10. A atribuição do perfil de acesso de usuário sempre é vinculada a sua(s) unidade(s) de trabalho e deve ser solicitada ao Órgão Gestor pelo administrador local, podendo o Órgão Gestor delegar esta atividade ao administrador local a partir da implementação de módulo de atribuição de perfil descentralizado.

Art. 11. No caso de transferência de lotação do servidor para nova unidade, a chefia imediata desta deve solicitar ao administrador local a definição de novo perfil de acesso, bem como a revogação do perfil de acesso anterior.

Parágrafo único. O usuário interno poderá estar associado a mais de uma unidade no SEI, devendo o perfil de acesso ser compatível com as atribuições do usuário em cada unidade.

CAPÍTULO V

ASSINATURA ELETRÔNICA

Art. 12. Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do SEI têm sua autoria, autenticidade e integridade asseguradas mediante utilização de assinatura eletrônica nas seguintes modalidades:

I - assinatura cadastrada, baseada em cadastramento ou credenciamento prévio de usuário, com fornecimento de nome de usuário e senha; ou

II - assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, nos termos da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.

§ 1º Em caso de impossibilidade técnica, os documentos podem ser produzidos em papel e assinados de próprio punho pela pessoa competente, devendo a versão assinada ser capturada no SEI, com a devida autenticação.

§ 2º A senha de acesso ao sistema é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.

§ 3º A autenticidade de documentos gerados no SEI pode ser verificada em sítio eletrônico da Prefeitura do Município de São Paulo, a partir de instruções que constam no rodapé dos documentos assinados eletronicamente e mediante utilização do Código Verificador e do CRC do respectivo documento.

§ 4º É permitido ao usuário interno utilizar certificado digital emitido pela ICP-Brasil adquirido por meios próprios, desde que possua características compatíveis com as disposições desta Portaria, não sendo cabível, nesta hipótese, o ressarcimento pela Administração dos custos havidos.

§ 5º A prática de atos assinados eletronicamente implica a aceitação das normas regulamentares sobre o assunto e a responsabilidade do usuário pela utilização indevida da assinatura eletrônica.

 

CAPÍTULO VI

PROCESSO ELETRÔNICO

Seção I

Disposições Gerais

Art. 13. O procedimento, no âmbito da Administração Pública Municipal, para recebimento, autuação e tramitação de processos e documentos, independentemente da natureza do suporte que os contém, deve observar o disposto na Lei Municipal nº 14.141, de 27 de março de 2006, bem como no Decreto nº 51.714, de 13 de agosto de 2010, ressalvados os requisitos específicos ao meio eletrônico estabelecidos nesta Portaria.

§ 1º O processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais típicos de processos em suporte físico, tais como capeamento, criação de volumes, numeração de folhas, juntada de folhas de informação, carimbos e aposição de etiquetas.

§ 2º A autuação de processo eletrônico será realizada por qualquer unidade do sistema, dispensando-se requerimento de autuação.

§ 3º Todos os documentos no âmbito do SEI integrarão processos eletrônicos.

Art. 14. O processo eletrônico no SEI deve ser criado e mantido pelos usuários de forma a permitir sua eficiente localização e controle, mediante o preenchimento dos campos próprios do sistema, observados os seguintes requisitos:

I - ordem cronológica e sequencial da documentação;

II - possibilidade de vinculação entre processos;

III - publicidade das informações como preceito geral e o sigilo,  exceção;

IV - atribuição de nível de acesso a cada documento, considerando a sensibilidade das informações nele contidas;

V - formato integralmente eletrônico, ressalvada a hipótese do parágrafo único do art. 26 desta Portaria.

 

Seção II

Produção de Documentos

Art. 15. Os documentos digitais em formato de texto produzidos no âmbito da Administração Pública Municipal, tais como despachos, encaminhamentos, pareceres e demais atos do processo, devem ser elaborados por meio do editor de textos do SEI, observando o que segue:

I - os documentos gerados receberão Número SEI e, quando aplicável, numeração de controle própria, externa ao SEI;

II - qualquer usuário interno poderá elaborar e assinar documentos de sua competência, em conformidade com a legislação vigente;

III - os documentos que demandem assinatura de mais de um usuário devem ter o respectivo processo tramitado somente depois da assinatura de todos os responsáveis, devendo ser utilizado o recurso do bloco de assinatura para este fim, caso os usuários estejam lotados em unidades distintas;

IV - quando o documento a ser elaborado exigir formatação incompatível com o editor de textos do SEI, no momento de sua captura deve ser utilizado o formato “Portable Document Format (PDF)”.

§ 1º É permitida a inserção e consulta de documentos e peças processuais que consistam em planilhas eletrônicas em seus formatos originais.

§ 2º É permitida a inserção de arquivos de texto simples (formato TXT) para encaminhamento às áreas de publicação de matérias no Diário Oficial da Cidade.

§ 3º O documento externo, ao ser inserido no processo eletrônico, deve ser referenciado por meio de seu Número SEI em um documento interno juntado subsequentemente.

Art. 16. Documentos externos de texto devem ser inseridos no SEI em formato “Portable Document Format (PDF)”.

§ 1º Documentos digitais de áudio, vídeo, plantas ou outros formatos cuja manutenção de suas funcionalidades seja determinante para a instrução processual poderão ser capturados para o SEI nos formatos previamente liberados no sistema pelo Órgão Gestor.

§ 2º É vedada a captura de documentos digitais protegidos por senha.

Seção III

Recepção, Digitalização, Captura, Devolução, Descarte e Guarda de Documentos

Art. 17. É vedada à Administração a recusa imotivada de recebimento de documentos, devendo o servidor orientar o interessado quanto ao suprimento de eventuais falhas, nos termos do § 1º do art. 10 da Lei Municipal nº 14.141, de 27 de março de 2006.

Art. 18. O recebimento de documentos para inserção no sistema será efetuado nos setores de protocolo dos respectivos órgãos e entidades.

Art. 19. A recepção de documentos em formato eletrônico pelas unidades de protocolo observará os seguintes requisitos:

I - os arquivos eletrônicos deverão ser apresentados em “Compact Disc (CD)”, “Digital Versatile Disc (DVD)” ou “pen drive”;

II - as mídias devem ser aprovadas pelos softwares de antivírus utilizados nas unidades de protocolo.

Parágrafo único. A recepção de documento em formato eletrônico está condicionada à verificação de integridade do arquivo entregue em formato digital, sendo facultado ao interessado o recebimento da comprovação da entrega.

Art. 20. O documento apresentado em formato eletrônico será copiado no ato do protocolo, devolvendo-se ao interessado o dispositivo físico utilizado.

Art. 21. A recepção de documentos em papel dever ser realizada com o devido registro da data de recebimento no corpo do documento antes de sua digitalização, sendo facultado ao interessado o recebimento da comprovação da entrega.

Art. 22. A digitalização para o SEI pela Administração deverá observar os seguintes procedimentos:

I - o documento deve ser digitalizado em formato “Portable Document Format (PDF)”, com utilização de processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), sempre que possível, de forma a garantir que seu conteúdo seja pesquisável;

II - o documento deve ser digitalizado com resolução mínima de 200 dpi (dots per inch ou pontos por polegada);

III - os documentos referentes ao mesmo processo poderão ser digitalizados em um único arquivo eletrônico até o tamanho máximo de 50 megabytes (51.200 kilobytes);

IV - caso haja necessidade de apresentação de documentos cujo arquivo digital supere os 50 megabytes, o arquivo deverá ser dividido em tantos blocos quantos forem necessários, de forma que nenhum deles exceda o limite de 50 megabytes.

Art. 23. Todo documento que for digitalizado deve ser submetido a procedimento de conferência por servidor público.

§ 1º A informação de que o documento oriundo da digitalização confere com o que foi digitalizado deverá ser feita por meio de documento interno, contendo referência a seu Número SEI.

§ 2º A conferência prevista no caput deve informar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente, ou cópia simples, ficando registrada em campo de cadastro específico no SEI denominado “Tipo de Conferência”.

Art. 24. O documento resultante da digitalização de original será considerado cópia autenticada administrativamente e o resultante da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terá valor de cópia simples, não se confundindo com o registro de conferência de documentos descrito no §2º do art. 23.

Art. 25. O documento apresentado em papel deve ser digitalizado no ato do protocolo, devolvendo-se o original ao interessado, exceto se necessária sua retenção por força de legislação específica.

§ 1º No caso de restrição técnica ou de grande volume de documentos, a digitalização poderá ser efetuada em até 5 (cinco) dias úteis.

§ 2º O documento recebido em suporte físico que seja original ou cópia autenticada em cartório deve ser devolvido ao interessado, preferencialmente, ou ser mantido sob guarda da unidade administrativa competente, nos termos da tabela de temporalidade e destinação aplicável.

§ 3º O documento recebido em suporte físico que seja cópia autenticada administrativamente ou cópia simples poderá ser descartado após a digitalização, nos termos do caput.

§ 4º É ônus do interessado conservar o documento físico original objeto de digitalização que estiver em seu poder, até que decaia o direito da Administração de rever os atos praticados no processo.

§ 5º A Administração poderá exigir no curso do processo, a seu critério, a exibição do original do documento digitalizado ou enviado eletronicamente pelo administrado.

Art. 26. Todo documento físico digitalizado deverá ter o respectivo Número SEI anotado em seu corpo antes de ser encaminhado para guarda.

Art. 27. O objeto cuja digitalização não seja tecnicamente possível deve ser convertido em arquivo eletrônico por meio alternativo, tal como captura de vídeo, imagem fotográfica ou áudio, de modo a viabilizar a sua inserção nos autos.

Parágrafo único. Caso o objeto referido no parágrafo anterior não possa ser convertido em arquivo eletrônico, deverá ser identificado como documento físico vinculado ao processo e enviado à unidade competente para custódia.

Art. 28. No ato da juntada do documento, o servidor responsável deve observar se o documento contém informação sigilosa ou pessoal e registrar no SEI a sinalização do adequado nível de acesso, em conformidade com o disposto na legislação vigente.

Art. 29. No caso de documento de procedência externa recebido em suporte físico pelas unidades de protocolo com indicação de informação sigilosa, este será encaminhado sem violação do respectivo grau de sigilo diretamente à unidade competente, que procederá com a sua digitalização e captura para o SEI.

Seção IV

Tramitação de Processos

Art. 30. A tramitação de processos dar-se-á somente no SEI, sendo vedado o cadastramento em outros sistemas com a finalidade de controle da tramitação.

§ 1º A tramitação no SEI não oferece a emissão de comprovante de recebimento do processo, sendo o envio e o recebimento registrados automaticamente pelo sistema.

§ 2º A unidade é responsável pelo processo desde o momento em que este lhe foi encaminhado, não havendo no âmbito do SEI a situação de processo em trânsito.

§ 3º Caso o processo seja encaminhado para a unidade incorreta, esta deverá devolvê-lo ao remetente.

Art. 31. O processo poderá ser encaminhado para quantas unidades for necessário para instruí-lo.

Parágrafo único. O processo poderá ser mantido aberto na unidade enquanto for necessária a continuidade simultânea de sua análise.

Art. 32. O processo só poderá ser encerrado em definitivo após o devido despacho decisório, nos termos do art. 77 do Decreto nº 51.714, de 13 de agosto de 2010, e mediante junção do “Termo de Encerramento de Processo”, assinado por servidor competente no âmbito do processo.

Parágrafo único. A reabertura de processo já encerrado deverá observar ao disposto no Capítulo XVI do Decreto nº 51.714, de 13 de agosto de 2010, no que couber, e deverá ser acompanhada da junção do “Termo de Reabertura de Processo”, assinado por servidor competente no âmbito do processo.

Seção V

Sobrestamento, Relacionamento e Anexação de Processos

Art. 33. O sobrestamento de processo é sempre temporário e deve ser precedido de determinação formal, observada a legislação pertinente e fundamentada em “Termo de Sobrestamento”, assinado por servidor competente.

§ 1º O documento no qual consta a determinação de que trata o caput deste artigo, juntamente com seu Número SEI e seu teor resumido, deve constar do campo “Motivo” para sobrestamento do processo no SEI.

§ 2º O sobrestamento deve ser removido quando não mais subsistir o motivo que o determinou ou quando for determinada a retomada de sua regular tramitação.

Art. 34. A anexação de processos deve ser precedida de determinação formal constante nos processos anexante e anexado e deverá ser fundamentada em “Termo de Anexação de Processo” assinado por servidor competente, observada legislação pertinente.

Art. 35. A desanexação de processos poderá ser feita excepcionalmente, por meio de solicitação fundamentada em “Termo de Desanexação de Processo” assinado por servidor competente no âmbito do processo principal e encaminhada ao Órgão Gestor.

Art. 36. Se for identificada pela unidade competente a existência de processo no SEI no qual novo documento registrado em processo individual deva ser anexado, a correspondente unidade procederá à anexação do novo processo ao processo existente.

Art. 37. O relacionamento de processos será efetivado quando houver a necessidade de associar um ou mais processos entre si, para facilitar a busca de informações.

Parágrafo único. O relacionamento de processos não se confunde com o sobrestamento ou anexação, não havendo vinculação entre suas tramitações, que continuam a ocorrer de forma autônoma.

Seção VI

Exclusão de Documentos

Art. 38. O usuário interno pode excluir documentos que ainda não tenham sido considerados juntados ao processo, nos termos do art. 9º do Decreto nº 55.838, de 15 de janeiro de 2015.

CAPÍTULO VII

NÍVEL DE ACESSO

Seção I

Disposições Gerais

Art. 39. Aos autos, informações, dados, correspondências, objetos e documentos do processo administrativo eletrônico serão conferidos os seguintes níveis de acesso:

I - público;

II - restrito, nos seguintes casos:

a) processos que contiverem informações pessoais ou cujo acesso seja vedado por lei, independentemente de classificação de sigilo, nos termos do art. 31 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e dos arts. 61 a 67 do Decreto nº 53.623, de 12 de dezembro de 2012;

b) processos que contiverem documentos preparatórios para a tomada de decisão ou ato administrativo, até a edição do ato ou decisão, nos termos do art. 7º, §3º da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e dos arts. 6º, XII e 23 do Decreto nº 53.623, de 12 de dezembro de 2012;

III - sigiloso, quando se tratar de informação sigilosa classificada nos termos da lei, por ser imprescindível à segurança da sociedade ou do Estado, passível de classificação nos graus ultrassecreto, secreto ou reservado.

§ 1º A classificação da informação quanto ao grau de sigilo e a possibilidade de limitação do acesso aos servidores autorizados e aos interessados no processo observarão os termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, do Decreto nº 53.623, de 12 de dezembro de 2012 e das demais normas vigentes.

§2º Os processos classificados como públicos poderão ser acessados em módulo de consulta em sítio eletrônico da Prefeitura do Município de São Paulo, mediante identificação de usuário, nos termos do inciso IV do art. 49 da Lei Municipal nº 14.141, de 27 de março de 2006, quando disponibilizado pelo Órgão Gestor.

§ 3º O enquadramento de processo administrativo no âmbito do SEI como de acesso restrito não impede o pedido de informações sobre seu conteúdo, nos termos dos arts. 10 a 14 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e dos arts. 14 a 17 do Decreto nº 53.623, de 12 de dezembro de 2012, tampouco o pedido de vista dos autos, na forma dos arts. 34 a 36 desta Portaria e da Lei Municipal nº 14.141, de 27 de março de 2006, nem pode ser utilizado como justificativa para a negativa de acesso, devendo a solicitação ser apreciada e decidida com base no conteúdo do processo e no sigilo das informações nele contidas.

Seção II

Vista de Processos

Art. 40. O pedido de vista de processos deverá ser instruído com documentos que comprovem a qualidade de interessado, na forma prevista nos art. 41 e 42 da Lei nº 14.141, de 27 de março de 2006, e nos art. 35 a 37 do Decreto nº 51.714, de 13 de agosto de 2010.

Art. 41. O pedido de vista no âmbito do SEI dá origem a processo de tipo “Pedido de Vista”.

§ 1º O processo denominado “Pedido de Vista” será instruído com documentos do processo original, em arquivo único em formato PDF.

§ 2º Caso haja documento do processo que não possa ser exportado para o formato PDF, este deve ser juntado ao processo em seu formato original, com o devido registro de seu Número SEI original.

§ 3º A cada pedido de vista deve ser autuado um novo processo, podendo um mesmo processo de pedido de vista conter documentos relativos a diversos processos.

§ 4º O endereço de acesso ao processo de vistas ficará disponível pelo prazo de 30 (trinta) dias corridos.

§ 5º É de responsabilidade do interessado o sigilo sobre o endereço de acesso disponibilizado para consulta do processo.

Art. 42. Tem competência para conceder vista de processos, nos termos do art. 37 do Decreto nº 51.714, de 13 de agosto de 2010, a chefia da unidade na qual o processo esteja em análise.

§ 1º Caso o processo se encontre encerrado, têm competência para conceder vista a última unidade que atuou no processo antes de seu encerramento.

§ 2º A localização de processos poderá ser feita por meio do módulo de consulta disponível em sítio eletrônico da Prefeitura do Município de São Paulo.

CAPÍTULO VIII

BOLETIM DE SERVIÇO ELETRÔNICO

Art. 43. O Boletim de Serviço Eletrônico é o veículo de publicação dos documentos gerados no SEI.

§ 1º O resumo da publicação deve ser preenchido, conforme o caso, com a íntegra da ementa, o assunto ou o resumo do teor do documento.

§ 2º A publicação no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI não dispensa a publicação no Diário Oficial da Cidade (DOC) dos atos administrativos cuja publicação é obrigatória por força de lei ou decreto.

§ 3º Para retificação, republicação ou apostilamento de documento gerado no SEI, deve ser gerado documento por meio de funcionalidade própria do SEI, relacionado à publicação anterior.

Art. 44. Não é possível a publicação de documentos externos por meio de veículos de publicação do SEI.

Art. 45. Somente tipos de documentos parametrizados no SEI como publicáveis podem ser publicados por meio do Boletim de Serviço.

Parágrafo único. As áreas competentes podem solicitar ao Órgão Gestor a alteração no cadastro do tipo de documento para passar a permitir sua publicação.

Art. 46. A página de publicação do SEI é pública e aberta para acesso pela Internet, sem necessidade de qualquer cadastro prévio.

CAPÍTULO IX

MIGRAÇÃO DE PROCESSOS EM PAPEL PARA O PROCESSO ELETRÔNICO

Seção I

Disposições Gerais

Art. 47. A migração de tipos de processos administrativos para o SEI ocorrerá nos termos do art. 18 do Decreto nº 55.838, de 15 de janeiro de 2015 e da Portaria 44/2015 – SMG.

Art. 48. O procedimento de migração ocorrerá por meio de duas modalidades:

I – iniciativa do Órgão Gestor; ou

II – solicitação ao Órgão Gestor pelo Órgão Administrativo, em processo específico no SEI, nos termos desta Portaria.

Seção II

Processo de Migração

Art. 49. A solicitação de migração de processos para o SEI deverá seguir o seguinte procedimento:

I - autuação de processo do tipo “Migração de Processos” no SEI;

II - juntada da solicitação e do “Formulário de Migração de Processos”, que inclui:

a) informações de cadastro das unidades envolvidas;

b) número de usuários envolvidos;

c) descrição do tipo de processo;

d) descrição do fluxo de tramitação do processo;

e) relação de documentos que compõem o processo;

f) nível de acesso do processo e dos respectivos documentos;

g) descrição da infraestrutura de tecnologia da informação disponível para utilização do sistema;

h) relação de sistemas de informação utilizados na instrução do processo, com descrição de tarefas executadas;

i) avaliação de impacto da migração no trabalho do órgão administrativo;

III – anuência do chefe de gabinete de todos os órgãos envolvidos no processo;

IV – encaminhamento ao Órgão Gestor do SEI;

Art. 50. O Órgão Gestor do SEI avaliará a documentação encaminhada e promoverá simulação do processo no SEI em ambiente apropriado.

Art. 51. Após a simulação do processo, tendo concluído pela viabilidade da migração, o Órgão Gestor do SEI a promoverá, nos termos do Decreto nº 55.838, de 15 de janeiro de 2015.

CAPÍTULO X

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 52. As unidades devem recusar processos que estiverem em desacordo com esta Portaria, restituindo-os às unidades que os encaminharam, especialmente aqueles em suporte físico, quando deveriam ter sido autuados no SEI.

Art. 53. As dúvidas e casos omissos desta Portaria serão dirimidos pelo Órgão Gestor do SEI.

Art. 54. Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.